PROSES PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

 4 Tahap Dasar Rencana :


                                             - Penyusunan Rencana
                                             - Penetapan Rencana
                                             - Pengendalian Pelaksanaan Rencana
                                             - Evaluasi Pelaksanaan Rencana

Rencana Operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Rencana Strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan.

Faktor Waktu dan Perencanaan

-  waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

- waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

   tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

   alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

   memperhitungkan semua kemungkinan.

- jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Penetapan Tujuan

  

Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

   2 unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi

 Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

- Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

- Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

- Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam  kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

- Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Tipe-Tipe Tujuan

Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :

1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat

2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis

3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil

4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi

5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

Proses Penetapan Tujuan

Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :

1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya

2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan

3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing

4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik

5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi

6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer

2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi

3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif

4. Didorong adanya peserta dari bawahan

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan

Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO :

1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

2. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran

3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi

5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

1. Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja

2. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

a. Gaya dan dukungan manajemen

b. Penyesuaian dan perubagan MBO

c. Keterampilan- Keterampilan antar pribadi

d. Deskripsi jabatan

e. Penetapan dan pengorganisasian tujuan

f. Pengawasan metoda pencapaian tujuan

g. Konflik anatara kreativitas dan MBO

Pembuatan Keputusan

Tipe - Tipe Keputusan
 
- Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

-Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

-Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

Proses Pembuatan Keputusan


Suatu keputusan adalah pemilihan altematif dari seperangkat altematif yang tersedia. Prose pembauatan keputusan didefinisikan sebagai langkah yang diambil oleh pembuat keputusan untuk memilih altematif yang ada. Evaluasi dari suatu keputusan hendaknya sebagian didasarkan pada proses yang digunakan untuk membuat keputusan.

Suatu model proses pembuatan keputusan menyarankan langkah untuk membuat keputusan yaitu:

(1) identifikasi masalah yang ada, (2) mendaftar altematif yang mungkin untuk memecahkan masalah ini, (3) memilih altematif yang paling bermanfaat untuk memecahkan   masalah, (4) memfungsikan altematif kedalam rinriakan, dan (5) mengumpulkan umpan balik (feed back) untuk menemukan apakah altematif yang diimplementasikan bisa mengurangi masalah yang diidentifikasi. Berikut ini menjelasan dari tiap-tiap langkah dan saling hubungan diantara langkah-langkah tersebut.

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan  

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

 1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok.

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

sumber 

-  id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
-  http://adehanisah.blogspot.com
- http://akbarivai.blogspot.com/
- http://nurmadwidarmayanti.blogspot.com