Record Retention Schedule

Record Retention Schedule 

 

Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

Ada empat penggolongan records menurut FX Sudjadi, antara lain :

Records yang tidak penting (nonessential)

Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai dan tidak perlu disimpan.

Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :

Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas

Slip-slip surat pendaftaraan

Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi

Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari

Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin

Records yang tidak dimanfaatkan

Records ini maksudnya adalah records yang masa penggunaanya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa

Yang tergolong dalam records ini adalah sebagai berikut :

Surat-surat undangan rapat

Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

Surat-surat keterangan ijin dan sakit

Surat-surat dinas ke cabang perusahaan

Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan, laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaanya dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun

Yang termasuk dalam records ini antara lain adalah :

Dokumen-dokumen penjualan

Laporan-laporan keuangan

Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan

Wesel-wesel tagih

Records yang sangat penting

Maksudnya records ini adalah recods inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan ( instansi yang bersdangkutan )

Yang tergolong dari records ini adalah sebagai berikut :

Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

Surat perjanjian kontrak

Surat-surat asuransi

Surat-surat keputusan

Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan

Surat-surat hak milik perusahaan .

source

Filing

 Pengertian Filing 

 

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :

- Surat pembayaran barang

- Surat penerimaan barang

- Surat hutang

- Surat asuransi

- Surat penjualan barang

- Surat pengiriman barang dll

Penyusunan Papers ke dalam File

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya

b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. system penyusunan papers menurut subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.

3. system penyusunan papers menurut nomor

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.

4. system penyusunan papers menurut daerah

File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.

Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. system penyusunan papers menurut waktu

Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.

Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.

Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

Perkembangan Penyimpanan Data

Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu – waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.

Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin – mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.

Ada batas – batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat – surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.

Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar – benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

source

Komunikasi dalam Organisasi

 

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran

pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi

tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan

hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu

lingkungan.

Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus

melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan

itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin

berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

 

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu

jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah

komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi

menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

 Unsur unsur komunikasi dalam organisasi antara lain :

 

1. Komuniakator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang   berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.

4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.

5. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi. Kelima unsure komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsure tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsure tersebut.

 Menyalurkan ide melalui komunikasi

 Dalam berkomunikasi harus ada si pengirim dan si penerima berita. Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kasang tidak begitu mudah. Adapun tahap-tahapan tersebut bisa digambarkan sebagai berikut :

 

 Dalam membina kerjasama dalam kelompok inilah yang nantinya akan digunakan dalam rangka membina koordinasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
  

Hambatan dalam Berkomunikasi 

 Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
a. Hambatan sematik Komunikasi yg disebabkan oleh fakor bahasa yg digunakan oleh para pelaku komunikasi
b. Hambatan mekanik Komunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya
c. Hambatan antropologis Hambatan yg disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia
d. Hambatan psikologis Hambatan yg disebabkan oleh factor kejiwaan .

Klasifikasi Komunikasi

 Dalam Organisasi Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1.Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara cth: ngobrol, presentasi
b. Komunukasi Tertulis komunikasi melalui tulisan Cth: sms, email ,
c. Komunikasi Verbal komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan cth: ngobrol, curhat
d. Komunikasi Non Verbal komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat) cth: orang yang grogi gemetar tubuhnya
2. Dari segi arahnya :
a. Komunikasi Ke atas komunikasi dari bawahan ke atasan
b. Komunikasi Ke bawah komunikasi dari atasan ke bawahan
c. Komunikasi Horizontal komunikasi ke sesama manusia / setingkat
d. Komunikasi Satu Arah pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
e. Komunikasi Dua Arah berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
3. Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu Lawan Satu berbicara dengan lawan bicaras yang sama banyaknya cth:berbicara melalui telepon
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)‏ berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Cth: introgasi maling dengan kelompok hansip
c. Kelompok Lawan Kelompok berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Cth: debat partai politik.
4.Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal komunikasi yang berlangsung resmi.cth: rapat pemegang saham.
b. Komunikasi Informal komunikasi yang tidak resmi, cth : berbicara antara teman.  

source 1

source 2

source 3